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話し合いを記録し共有するための道具。

先週から今週にかけて、研修や会議で東京・神奈川・茨城を行ったり来たり。

 

そのような日々の中で、不思議と何度も話題となったのが、付箋やホワイトボードの使い方です。

 

今日は「話し合いを記録し共有するための道具」についてまとめてみます。

 

 

付箋(ポストイット)

会議や研修で何かとよく使う付箋。私は一人ブレストや家族との話し合いでもよく使います。

家には常に数種類の付箋がストックしてあります。雑貨屋や文房具屋さんに行くと最初に確認するのもこれです(笑)

特徴
  • 複数の人が同時に書ける(別々の付箋に)
  • 後から文字を動かせる(付箋の貼る位置を変える)
  • 文字が小さくなりやすい(付箋の大きさに合わせて)

 

特徴を生かした活用法
  • 参加者全員の意見を出してもらいたい場面で(全員が付箋に書き、それを発表するように仕向けることで発言機会を公平にできる)
  • 発散思考でたくさんアイデアを出してもらい、それを体系化するような場面で(書いたことを移動できる特徴を生かし、分類したり、階層化したり)
  • 話し合いの過程で出た話を、できる限り記録したい場面で(最終的なまとめだけでなく)

 

 

模造紙

模造紙は発表用に使われることが多いのですが、近年ではワールドカフェに代表されるように、寄せ書きのようなスタイルで活用されることも増えてきました。しかし、そのようなスタイルであっても書く人が限定しやすいという特徴があります。付箋と比べて書き損じに対する恐怖感が強い!?のかもしれません。

特徴
  • 書く人が限定しやすい(書記役が意図的に、あるいは自然にできる)
  • 一度書いたら修正が難しい
  • 書いたものを壁に貼り付けるなどして表示、保管できる
  • 図解化したり、絵などで表現したいときに使いやすい

 

特徴を生かした活用法
  • 複数のチームが話し合った内容を全体で共有する際の発表用資料として
  • 話し合いの過程で出た話を、できる限り記録したい場面で(最終的なまとめだけでなく)
  • 話し合いの途中でまとめ、それを参照ながら次の話し合いを進めるような場面で
  • パワーポイントなどのスライドショーの代わりとして

 

 

ホワイトボード(黒板)

これも一般的によく使われている道具の一つだと思います。書いたり消したりが気楽である一方で、保管場所の確保や移動が大変なため、使える場所は限られてしまいます。

特徴
  • 書く人が限定しやすい(書記役が意図的に、あるいは自然にできる)
  • 書いた文字や図を気軽に消すことができる
  • 書いたものを別の場所に移動、保管しにくい(撮影してデータとして保存などの手はある)
  • 付箋や模造紙と比べて保管場所の確保や移動に手間がかかる

 

特徴を生かした活用法
  • 何度も書き直しながらまとめていくような場面で。
  • 付箋を図解化する際のボードとして(ただし、付箋がはがれやすいので注意が必要)

 

 

 

代表的な3つの道具の特徴と活用法についてまとめてみました。

個人的には付箋⇒模造紙⇒ホワイトボードの順によく使います。そのため、ホワイトボードの活用法はもっと開拓の余地があるな~とまとめてみて感じました。

 

 

最後に・・・話し合いの場で重要な役割の一つが”書記役”です。

 

書記役が、何を書き何を書かないか?が話し合いの流れに強く影響しています。

 

付箋や模造紙は、書記役を一人にしない(全員で書く)という進め方に持っていきやすいので、全員から意見を出してほしい際にとても有効な道具だと実感しています。

 

他方、全員が意見を出した状態の資料(付箋をたくさん貼った模造紙、全員が書き込んだ模造紙など)は、発表などでの共有にはあまり向いていません。収束フェーズは全員で意見しながらも書記役がうまくまとめていくことが求められます。

 

書記役と、記録し共有するための道具が、話し合いの場に多大な影響を及ぼします。

 

最近ではタブレットや電子黒板などの道具も少しずつ活用し始めています。別の機会に、そのあたりのこともまとめてみようと思います。



 

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